#Dicas

Resolvendo problemas com workshops de design

Ao longo desses 10 anos de Calebe_, fomos amplamente convocados a resolver problemas para os clientes. Algumas vezes, para descobrir um defeito e corrigir; outras, para diagnosticar doenças em estágio inicial, ou mesmo atuar na prevenção. A essa atividade, o mercado dá nomes como workshop, ideação, design sprint, design thinking e por aí vai.

Cada versão com o seu método, suas leis, mas todas com um foco em comum: resolver problemas de forma escalável, rápida e colaborativa.

Fato é que grande parte desses problemas não tem respostas prontas, ou até certas. Nosso papel é consultivo; somos mais facilitadores, do que dicionários com definições imóveis.

Devemos gerar possibilidades, avaliar riscos e colocar isso tudo na mesa para uma tomada de decisão conjunta com o cliente.

Hoje, compartilhamos alguns aprendizados gerais dessas dezenas, potencialmente centenas, de workshops realizados, especialmente, no planejamento, problematização e  prototipagem, que são três fases cruciais para o sucesso.

Investindo na preparação para um workshop de sucesso

Uma preparação de sucesso leva mais tempo do que o workshop em si. Entre as atividades de recrutamento dos participantes, preparação do roteiro e dos materiais, a “hora-aula” de execução é apenas uma parte do trabalho.

Recrutamento

Com base nos objetivos do workshop, quem são as pessoas dentro da organização com alguma aptidão para colaborar na solução? Embora a colaboração entre as áreas seja fundamental, assim como a diversidade do grupo, é necessário que os participantes estejam em sintonia com o problema que irão resolver.

Comunicação prévia

Convidar formalmente os participantes é o primeiro passo para gerar seriedade e confiabilidade na dinâmica. Em geral, pedimos para que não hajam compromissos pessoais ou profissionais depois do workshop naquele(s) dia(s). Assim, caso seja necessário estender um pouco, o grupo se mantém.

Ambiente Fora do Escritório

Um local OOO – “out of the office” – , potencialmente, diminui interrupções da alta gestão, além de promover o “fora da caixa”. Preferimos assim.

Planejamento do tempo

Ter um roteiro com os marcos de tempo (milestones) ao longo do dia é fundamental. Eu gosto de compartilhá-lo com os participantes, em linhas gerais – sem estragar surpresas, é claro. O planejamento facilita a coesão da equipe para, caso alguma coisa saia do trilho, todos possam se mobilizar para alcançar o trem.

Por exemplo, se o final da segunda fase estiver previsto para antes do break de almoço, é mais provável que as pessoas compreendam que será necessária meia hora a mais antes de sair.

Apresentação customizada

Vemos no mercado muitas soluções encaixotadas como cartelas de comprimidos, em que os facilitadores entregam a mesma coisa para organizações completamente diferentes. É preciso entender que seguir uma metodologia não tem nada a ver com realizar processos insossos.

As fases de contextualização do problema, as brincadeiras de quebra-gelo, o vocabulário utilizado, tudo depende do perfil dos recrutados. Aplicar uma linguagem aderente ajuda bastante a gerar empatia entre facilitador e participantes.

Investindo na nutrição dos participantes

Se a dinâmica vai durar mais de quatro horas, certamente as pessoas vão ficar com fome. E fome, pelo menos para mim, é uma grande inimiga da produtividade. Aliás, inimiga de tudo.

Um lanchinho irreverente, além de alimentar a barriga, alimenta a alma. Os participantes se sentem valorizados pela organização e por quem está pagando a conta.

Outro aspecto é a escolha das substâncias (lícitas, é claro) que terão impacto no comportamento dos participantes. Café e brigadeiros podem dar aquele “up” logo depois do almoço. Energéticos podem dar o ponto de partida perfeito para uma manhã que começou mais cedo do que as pessoas estão acostumadas.

Vai por mim, nutrição é um aspecto chave.

Dica extra: quebrar o gelo no início da dinâmica é fundamental

Ainda que as pessoas se conheçam, você precisa setar o mood do evento para que todas se sintam livres, leves e soltas. Afinal, quanto mais intensa a participação, maior a chance de se gerar boas ideias. Para isso, existem diversas dinâmicas:

Check-in

Perguntar nome, setor e mais alguma coisa aos participantes, com as respostas sempre pé, é uma ótima maneira de começar. Two truth and a lie – duas verdades e uma mentira também pode complementar o check-in com o quebra-gelo.

Tweak & twist

A brincadeira é simples: objetos pré-escolhidos são entregues aos participantes, e eles devem abstrair seu significado e dizer que eles são outra coisa. Um grampeador pode ser uma chapinha, uma bola de tênis pode ser uma maçã peluda. O importante é exercitar o pensamento divergente e render algumas risadas – o que fatalmente acontece.

Definição do problema – a chave de tudo

O problema a ser resolvido, ou a “big question“, deve estar colocado aos participantes com antecedência, para que eles possam ir formando na sua mente possíveis ideias. Não é uma regra, mas funciona melhor, além de evitar ansiedades e questionamentos prévios.

Alguns exemplos reais de problemas que trabalhamos em workshops:

  • Como tornar a experiência do nosso usuário algo memorável?
  • Como aumentar o tempo de permanência dos turistas que nos visitam?
  • Como podemos nos tornar diferentes da concorrência?

A definição deste desafio é um orientador do que será efetivamente produzido no workshop.

Após quebrar o gelo, realizar a imersão adequada no assunto, gerar personas e criar empatia, chega o momento de entender quais os problemas reais o usuário enfrenta, e escolher alguns deles para atacar.

Na maioria dos casos em que atuei, os participantes têm uma visão muito fechada sobre o problema real, o que limita bastante o desenvolvimento das ideias e soluções. Por exemplo, alguém pode dizer que o problema de alguém é não ter um chocolate, mas o problema real a resolver pode ser “estar com fome” ou simplesmente “estar ansioso”. Há muito mais soluções para diminuir a ansiedade do que formas de entregar uma barra de chocolate.

Para se chegar à raiz do problema, o facilitador deve insistir com os grupos, girando em torno dos já consagrados 5W2H:

Who // Quem precisa?
What // Do que ele precisa?
Where // Onde ele precisa?
When // Quando ele precisa?
Why // Por que ele precisa?
How // Como ele precisa?
How much // Quanto ele precisa?

Nem amplo, nem estrito demais

Um problema definido amplo demais, como “o usuário está triste”, pode causar problemas na ideação. Afinal, quantas milhares de soluções teríamos para alegrar as pessoas?

Da mesma forma, um problema muito estrito, como “o usuário precisa de um cartão de visitas”, torna as soluções monossilábicas.

Uma boa definição de problema normalmente deve passar por um reenquadramento a partir de sua definição inicial.

Reenquadrando o problema

Assim como em Tweak & Twist, incentivamos os participantes a reenquadrar as funções de um objeto, devemos encorajá-los a questionar os problemas encontrados na jornada do usuário desde sua raiz, ou seja, perceber que esses problemas estão muito mais ligados às causas do que aos sintomas.

Em um workshop recente, discutimos o caso de uma jovem que tinha furado o pneu do carro. O seu principal problema não era o dano material, nem a troca do pneu. Era chegar na entrevista de emprego a tempo. Esse reenquadramento mudou completamente a perspectiva das soluções propostas.

Prototipagem – a parte que dá medo

Quando se pergunta numa sala “quem aí tem uma letra bonita?”, aparecem poucas pessoas ou ninguém. Imagine quando você pede a um time que trabalha junto para explorar suas habilidades de pintura, desenho técnico ou escultura em massinha? Há uma ansiedade no ar, de que os protótipos não fiquem à altura, especialmente, quando temos superiores envolvidos.

O que funciona para a gente é deixar claro o que é um protótipo, e sugerir, visualmente, um baixo nível de fidelidade. Neste momento, não queremos escala real, proporções perfeitas, interfaces impecáveis. Queremos ilustrar como o insight obtido para resolver o problema pode ser executado na prática.

Um bom protótipo dá uma noção do produto a ser construído, com sua complexidade tecnológica, e torna possível uma avaliação mais objetiva da execução da ideia.

Storyboards

Se o produto final é, na verdade, uma implementação ou mudança de processo, um roteiro é tudo o que você precisa. Um bom storyboard deve mostrar como é a participação de cada agente no processo, suas responsabilidades, recursos necessários e condicionais de passagem. Principalmente, deve mostrar a ordem dos acontecimentos numa sucessão lógica.

Não é necessário prever todas as telas, mas é importante ilustrar quais momentos são chave na experiência do usuário.

Massinha

É incrível como o “brincar” proposto num workshop de design é incentivado quando se tem massinha na mesa. As pessoas querem pegar, apertar, cheirar. Querem levar para casa e brincar com os filhos.

Trata-se de uma solução material que raramente vai render um protótipo factível, e sim muito mais ilustrativo. Mas a sua vantagem como opção é de incentivar a criatividade e o desprendimento dos participantes.

Lego

Indo na linha paralela à massinha, o Lego (ou blocos de montar em geral) funciona de forma similar, sem exigir nenhuma destreza artística. Aliás, a empresa dinamarquesa se atentou para essa potencialidade do produto e fez alianças para desenvolver o Lego Serious Play, uma metodologia própria de facilitação de workshops.

Crazy 8

Como designer, esse é o meu método pessoal favorito para a fase de ideação de interfaces. Não pode-se considerar um protótipo final entregável, mas diz bastante respeito às ideias que cada um tem sobre o que seriam as funcionalidades de um aplicativo.

Basicamente, pega-se uma folha de papel, dobrada ao meio por 3 vezes (gerando 8 divisões) e, em um tempo absurdamente curto (5 minutos é uma boa ideia), os usuários desenham naqueles espaços as telas do aplicativo que consideram relevantes para a construção do produto. Esse exercício é feito em silêncio, de forma individual, e depois compartilhado.

Ao pressionar os participantes em tempo e em volume de produção, naturalmente há uma tendência a desgastar as ideias óbvias e ser obrigado a encontrar novas soluções. É aí que reside o valor: a geração de muitas alternativas torna o caminho percorrido mais rico.

Diversos insights de botões, ações e dashboards já surgiram em produtos que desenvolvemos, aqui, com base na Crazy 8.

Conheça os métodos para construir seus caminhos

Este compilado reúne aprendizados práticos, mas as execuções foram baseadas em algumas literaturas e muitas vivências sobre o assunto. Penso que é importante conhecer o valor das metodologias e o mindset por trás de cada ferramenta antes de sair se aventurando por aí. O maior custo de se realizar um workshop é o tempo das pessoas envolvidas. Sendo assim, se você estiver começando, comece pequeno, adquira um estilo, valide suas próprias hipóteses e vá crescendo daí.

O mundo precisa de pessoas que ajudam a resolver problemas subjetivos, com sensibilidade e olhar crítico. Para os matemáticos, já temos máquinas demais.

 

Quer ler mais sobre a condução de workshops inovadores? Dá uma olhada nesse kit do Google e no Design Kit da IDEO.

    Por: Calebe Bezerra

    CEO da Calebe_

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